Tworzenie aplikacji na zamówienie: jak wdrożyć własne narzędzie w firmie

Praktyczny przewodnik

Tworzenie aplikacji na zamówienie zacznij od procesu, nie od technologii

Tworzenie aplikacji na zamówienie ma sens wtedy, gdy Twój proces jest już na tyle konkretny, że gotowe narzędzie zaczyna go ograniczać, a arkusz kalkulacyjny przestaje wystarczać. Aplikacja na zamówienie to system zbudowany pod jeden, wybrany proces w firmie: sprzedaż, obsługę zgłoszeń, obieg zamówień czy pracę operacji. Nie jest to kolejny uniwersalny SaaS, tylko narzędzie, które odwzorowuje Twój sposób pracy, Twoje statusy i Twoje reguły.

Problem najczęściej wygląda tak: dane leżą w kilku arkuszach, w skrzynce mailowej i w głowach kilku osób. Nikt nie wie, na jakim etapie jest dane zlecenie, kto ma je przejąć i co się z nim dzieje dalej. Efekt to podwójna praca, gubione zgłoszenia i ręczne przepisywanie tych samych informacji z miejsca do miejsca.

Jak rozpoznać, że gotowe narzędzie już nie wystarcza

Zanim zaczniesz myśleć o budowie, sprawdź, czy naprawdę tego potrzebujesz. Sygnały, że warto rozważyć własną aplikację:

Jeśli rozpoznajesz co najmniej dwa z tych punktów, proces jest wystarczająco dojrzały, żeby opisać go i wesprzeć własnym systemem.

Jak dziś wygląda proces ręczny

Weźmy przykład firmy usługowej B2B. Zapytanie przychodzi z formularza na stronie i z maila. Handlowiec kopiuje dane do arkusza, sam ocenia, czy zgłoszenie jest sensowne, dopisuje notatkę i próbuje umówić rozmowę. Część zapytań ginie, bo nikt ich nie przypisał. Zarząd nie widzi, ile leadów czeka i które są najbardziej wartościowe. Raport powstaje raz w miesiącu, ręcznie, i już w dniu powstania jest nieaktualny.

To nie jest problem ludzi, tylko braku wspólnego miejsca z jasnymi statusami. I dokładnie ten brak wypełnia dobrze zaplanowana aplikacja.

Tworzenie aplikacji na zamówienie krok po kroku

Poniżej ścieżka, którą stosujemy w Maikon, żeby nie budować systemu „w ciemno”, tylko pod realny proces.

Jakie dane, role i statusy przygotować przed budową

To najczęściej pomijany etap, a decyduje o tym, czy tworzenie aplikacji na zamówienie skończy się użytecznym narzędziem, czy kolejnym porzuconym systemem. Przygotuj trzy proste listy.

Wypisz każde pole, które realnie jest potrzebne do decyzji: nazwa firmy, osoba kontaktowa, kanał zgłoszenia, wartość, termin, źródło leada. Nie dodawaj pól „na wszelki wypadek”. Puste pola zabijają dyscyplinę pracy.

Opisz, kto co widzi i kto co może zmienić. Zwykle wystarczą trzy, cztery role: dodający, kwalifikujący, handlowiec, przełożony. Jasne role to podstawa raportowania i odpowiedzialności.

Każdy status to odpowiedź na pytanie „co dalej z tą sprawą”. Jeśli nie potrafisz opisać, co dzieje się po danym statusie, prawdopodobnie jest zbędny.

Rola CRM i moment przejęcia przez człowieka

Aplikacja na zamówienie i CRM nie są konkurencją. Aplikacja obsługuje Twój specyficzny proces i pilnuje statusów, a CRM jest miejscem, w którym gromadzi się historia kontaktu z klientem. Dobrze zaplanowane wdrożenie łączy jedno z drugim, żeby handlowiec nie przepisywał danych ręcznie.

Ważna zasada: system robi kwalifikację wstępną i przygotowuje uporządkowane dane, ale rozmowę handlową i decyzję domyka człowiek. Automatyzacja odciąża zespół z powtarzalnej pracy, dzięki czemu handlowiec zaczyna rozmowę już z kompletem informacji i od właściwej osoby. Więcej o łączeniu procesu z narzędziami znajdziesz na stronie Automatyzacje biznesowe oraz w opisie automatyzacji sprzedaży.

Jak mierzyć efekt wdrożenia

Żeby wiedzieć, czy inwestycja się zwraca, ustal mierniki jeszcze przed startem. Sensowne wskaźniki to:

Nie chodzi o obietnicę magicznego wzrostu, tylko o policzalne skrócenie ręcznej pracy i porządek w danych.

Dla kogo to ma sens

Własna aplikacja najbardziej opłaca się firmom, które mają jeden powtarzalny proces z dużą liczbą zgłoszeń i wyraźnymi etapami: firmom usługowym B2B, działom obsługi klienta, zespołom sprzedaży, operacjom logistycznym i firmom, które łączą kilka narzędzi ręcznie. Wspólny mianownik to sytuacja, w której arkusz albo gotowy SaaS już przeszkadza, a proces jest na tyle stały, że da się go opisać.

Kiedy nie wdrażać tego od razu

Nie każda firma powinna zaczynać od budowy systemu. Odłóż to w czasie, jeśli:

W takich sytuacjach lepiej najpierw uporządkować proces i automatyzacje, a decyzję o własnej aplikacji podjąć później.

Od czego zacząć

Pierwszy krok jest tani i nie wymaga programisty: opisz jeden proces na kartce, wypisz jego etapy, dane, role i statusy. Ten opis to już połowa specyfikacji. Na jego podstawie łatwo ocenić, czy wystarczy prosta automatyzacja, czy naprawdę potrzebujesz systemu na zamówienie. Jeśli chcesz przejść ten opis wspólnie i zamienić go w plan wdrożenia, umów rozmowę przez kontakt z Maikon. Więcej praktycznych przykładów znajdziesz też na blogu i stronie głównej Maikon.

Jak połączyć to z procesem Maikon

W Maikon temat "tworzenie aplikacji na zamówienie" traktujemy jako decyzję operacyjną, a nie zakup narzędzia. Najpierw sprawdzamy cel biznesowy, ryzyko, dane wejściowe i moment przekazania sprawy do człowieka. Dobrym punktem startu jest krótka konsultacja i przegląd jednego procesu. Zobacz też: Automatyzacje biznesowe Maikon oraz Aplikacje na zamówienie.